年會(huì)即將到來(lái)，除了要策劃年會(huì)活動(dòng)，年會(huì)活動(dòng)的預(yù)算也是非常重要的,超支太多領(lǐng)導(dǎo)肯定會(huì)不高興,所以在年會(huì)進(jìn)行之前一定要做好各方面的預(yù)算,不能漏掉一些項(xiàng)目和細(xì)節(jié),今天就給大家總結(jié)一下年會(huì)活動(dòng)策劃中一般會(huì)涉及到的預(yù)算項(xiàng)目,為你介紹如何做好年會(huì)的預(yù)算。
1.交通費(fèi)用
年會(huì)期間交通費(fèi)用主要是包括住宿地至年會(huì)場(chǎng)地的交通、會(huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。及返程交通--包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。
2.年會(huì)室/廳費(fèi)用
年會(huì)場(chǎng)地租金通常而言,場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施。如果不是特殊要求,通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備,如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等,租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金,租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。
3.餐飲費(fèi)用
年會(huì)的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單,也可以很復(fù)雜,這取決于年會(huì)議程需要及年會(huì)目的。
中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數(shù)預(yù)算--自助餐形式,按桌預(yù)算--圍桌式形式.如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供,餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。
會(huì)場(chǎng)茶歇
此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的,預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合.承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用,如果主辦方需要非程序服務(wù),可能 需要而外的預(yù)算.通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種--西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水 果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
酒水及服務(wù)費(fèi)
通常,如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的,如果可以外帶酒水消費(fèi),餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi).在高星級(jí)酒店舉辦年會(huì)宴會(huì),通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi).
4.視聽設(shè)備
除非在室外進(jìn)行,否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行,視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜,包括設(shè)備本身的租賃費(fèi)用,設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用,背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇,主辦者可自帶也可以讓會(huì)展服務(wù)商代理。
5.演員及節(jié)目
通常可以選定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算，預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出,那預(yù)算就很簡(jiǎn)單,與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)，專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。
6.雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用,包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、年會(huì)策劃、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等.雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃,通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。
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