越來越多的企業(yè)和協(xié)會(huì)選擇在海外辦會(huì)，這和全球的商務(wù)活動(dòng)頻密有關(guān)。由此帶來了很多問題，如何成功舉辦國際會(huì)議成為旨在增強(qiáng)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)影響力的主辦方和會(huì)議策劃人關(guān)注的焦點(diǎn)
海外會(huì)議的最大特點(diǎn)是促進(jìn)不同海外參會(huì)者的交流，因此語言、文化、交通和簽證等問題都是重中之重。使用當(dāng)?shù)卣Z言，用當(dāng)?shù)夭穗群蜕盍?xí)慣提升參會(huì)者的本土化體驗(yàn)感，簡化簽證流程，這些都是國際會(huì)議策劃人的必修課。
海外會(huì)議增至三成
隨著全球商務(wù)活動(dòng)變得越來越頻繁，今天的會(huì)議策劃人也正在轉(zhuǎn)變角色，從原來單純的辦會(huì)者逐漸變成增進(jìn)交流的國際使者。根據(jù)一項(xiàng)國際會(huì)議發(fā)展趨勢(shì)的調(diào)查，相當(dāng)一部分會(huì)議策劃人表示，他們所在的企業(yè)將舉辦更多的國際會(huì)議。相比于2013年的18%和去年的22%，2015年這一比率已經(jīng)快速攀升到公司全部會(huì)議數(shù)量的31%。
由于這一變化，多數(shù)的企業(yè)和協(xié)會(huì)都不得不面對(duì)國際會(huì)議的策劃要點(diǎn)——成本和復(fù)雜性。27%的會(huì)議策劃人在調(diào)查中表示，他們?cè)诿绹酝馀e辦的國際會(huì)議的預(yù)算正在增加。而只有近半數(shù)的策劃人表示他們的預(yù)算正在下降。
除去成本和商旅時(shí)間這兩個(gè)因素，被會(huì)議策劃人認(rèn)為在海外辦會(huì)另有五大挑戰(zhàn)備受關(guān)注，其中溝通和語言障礙占44%，安全考慮占36%，本地習(xí)俗占27%，航空線路占24%，簽證要求占18%。而這些問題不僅困擾著美國的會(huì)議策劃人和參會(huì)者，同樣放之四海而皆準(zhǔn)。
商務(wù)活動(dòng)的頻密使得世界變得更小，專注于公司會(huì)議、國際大會(huì)、商業(yè)活動(dòng)等領(lǐng)域的策劃人不再將業(yè)務(wù)局限在單一的一個(gè)城市或一個(gè)區(qū)域，而是放眼全球。這種趨勢(shì)愈演愈烈，同時(shí)，不同類型和目標(biāo)的參會(huì)者也為會(huì)議策劃人提出越來越多的個(gè)性化要求。從語言難關(guān)到文化差異，從簽證事務(wù)到航空物流，這些挑戰(zhàn)都需要他們?nèi)タ朔?
IMEX德國范兒
一個(gè)不爭的事實(shí)是，英語已經(jīng)成為今天最為全球化的語言，盡管如此，我們?nèi)圆荒芾硭?dāng)然地認(rèn)為這就是會(huì)議交流的萬能靈藥。總部位于美國達(dá)拉斯的會(huì)議公司FreemanXP的高級(jí)副總裁Kim Myhre說：“如果我們?cè)跁?huì)議推廣階段將大會(huì)語言定為英語，參會(huì)者就會(huì)預(yù)先設(shè)想到大多數(shù)內(nèi)容他們能不能聽懂。也有些情況下用當(dāng)?shù)卣Z言更好，特別是在一些特定的內(nèi)容上使用當(dāng)?shù)卣Z言。當(dāng)然，解決語言問題最傳統(tǒng)的方式就是提供翻譯服務(wù)。”
每年的德國法蘭克福IMEX會(huì)獎(jiǎng)?wù)苟寄芪?000名專業(yè)買家，他們來自80個(gè)國家，語言就成了大問題。IMEX首席執(zhí)行官Carina Bauer說：“一般的商務(wù)活動(dòng)通常會(huì)使用英語，所以我們也用英語，但我們會(huì)比較謹(jǐn)慎，不會(huì)使用過于口語化或通俗化的英語，例如那些只有英國人或美國人自己才懂的話。我們也會(huì)盡量避免文化差異可能造成的誤會(huì)，例如板球和棒球的細(xì)節(jié)區(qū)分。”
同樣的，IMEX有很多德國元素，700余位買家再加上2000~2500名本地觀眾，所以很多德語教育項(xiàng)目就是為他們專門設(shè)置的。“這是非常德國范兒的內(nèi)容。”她正對(duì)一個(gè)參加稅收課程的德國協(xié)會(huì)會(huì)議的財(cái)務(wù)總監(jiān)說。
文化差異是會(huì)議策劃人傾向于使用本地語言和提供翻譯服務(wù)的另一個(gè)主要原因。舊金山帕羅阿爾托市的國際商務(wù)會(huì)議公司VMware是一家每年服務(wù)超過1000個(gè)國際會(huì)議的云計(jì)算IT公司，該公司高級(jí)總監(jiān)Edward Perotti說：“我們發(fā)現(xiàn)，很多國際會(huì)議的參會(huì)者更希望參加英語課程，亞太地區(qū)的參會(huì)者除外。對(duì)于那些在中國、日本和韓國舉辦的會(huì)議，我們需要安排翻譯服務(wù)，或是使用當(dāng)?shù)氐恼Z言。這是出于對(duì)當(dāng)?shù)貐?huì)者的尊重。”
決定還要回歸于戰(zhàn)略本身。美國運(yùn)通全球營銷總監(jiān)Stephanie Harris說：“你的會(huì)議需要達(dá)到什么樣的目標(biāo)呢？如果語言障礙影響了會(huì)議，你必須確保有翻譯能保證核心內(nèi)容的傳播是順暢的，讓這個(gè)會(huì)場(chǎng)里說不同語言的各國參會(huì)者都能明確收到你的信息。”另一個(gè)影響英語使用適當(dāng)與否的原因是專業(yè)技術(shù)復(fù)雜性，特別在討論醫(yī)藥領(lǐng)域或法律領(lǐng)域時(shí)。
并不是說每一個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域都需要翻譯。總部位于拉斯維加斯的卡林漢森活動(dòng)公司為開源車載信息娛樂組織GENIVI聯(lián)盟組織會(huì)議，其創(chuàng)始人karin Hanson說：“我們并不經(jīng)常使用翻譯或是設(shè)置本地語言的課程。英語是主流語言，所有的工程師、軟件開發(fā)者和芯片制造商都知道如何使用這個(gè)常用的語言。他們?cè)陔娔X上編寫代碼就是這么干的，這是他們專屬的‘語言’。”
希臘早晨不開會(huì)
文化差異包含的內(nèi)容十分廣泛，從語言障礙到餐飲喜好，甚至是會(huì)議召開的時(shí)間都可能因?yàn)槲幕?xí)慣的不同受到影響。當(dāng)你組織一場(chǎng)海外會(huì)議時(shí)，每個(gè)文化差異方面的細(xì)節(jié)都要考慮進(jìn)去，關(guān)鍵是不要觸犯忌諱并且利用文化差異來提升體驗(yàn)感。
“世界上有很多不同的文化，人們從事商務(wù)活動(dòng)也采取不同的方式。”Myhre說：“在希臘，你不能在早晨開會(huì)，因?yàn)槿藗兌紱]起床呢。在中國，你最好別設(shè)置無桌的自助餐，因?yàn)槿藗兌剂?xí)慣坐下來吃飯。”
他指出，會(huì)議策劃人通常優(yōu)先考慮本地利益相關(guān)者，讓他們覺得自己是會(huì)議策劃的重點(diǎn)部分，而不只是被通知者。“這非常重要，特別對(duì)于那些經(jīng)常在海外辦會(huì)的美國企業(yè)。他們不得不認(rèn)識(shí)到，不是所有好方案都是來自于美國的方案。會(huì)議舉辦地國家有自己的文化氛圍，他們有自己舉辦商務(wù)活動(dòng)的方式。會(huì)議策劃人要適應(yīng)這樣的方式，并且良好地將其融入方案。這不是被動(dòng)討好，而是主動(dòng)打進(jìn)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的態(tài)度。”
需要注意的是，本地文化可以加強(qiáng)品牌在參會(huì)者心中的影響力。Harris說：“我們要做的是，在策劃會(huì)議時(shí)需要給參會(huì)者留下地域標(biāo)簽的印象，要讓他們覺得屬于這里。這能讓你的會(huì)議與眾不同，給參會(huì)者留下更深的印象。”這并不意味著你必須把晚宴搬到埃菲爾鐵塔上，她強(qiáng)調(diào)，只需要將本地飲食加入菜譜或是在旅行開始前的交流中教參會(huì)者幾道地道的本地菜。這樣他們就有變成本地人的感覺。這些都是小細(xì)節(jié)，但都有讓會(huì)議脫胎換骨的大功效。
“我們辦國際會(huì)議時(shí)非常注意保證每名參會(huì)者的體驗(yàn)感是一致的。”Perotti說，“如果我們做一個(gè)在美洲、亞太地區(qū)或是EMEA地區(qū)（歐洲、中東及非洲）的項(xiàng)目，首要目標(biāo)是解決如何確保每個(gè)參會(huì)者獲得相同體驗(yàn)的問題。享用本地料理是一個(gè)方法，在法國開會(huì)卻不吃法式大餐簡直愚不可及。”
另一個(gè)好點(diǎn)子是鼓勵(lì)來自不同文化環(huán)境和語言的參會(huì)者彼此交流，否則他們就會(huì)按習(xí)慣自動(dòng)聚集。
“當(dāng)我們?cè)O(shè)置IMEX的晚宴時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)多國部隊(duì)，我們非常努力地想要分配合理桌簽，讓不同文化背景的觀眾坐在一起。因?yàn)槲覀冋J(rèn)為這樣更能促進(jìn)不同國家的參會(huì)者彼此交流。”Bauer說，“我們盡力調(diào)配，所以你看不到一個(gè)全是亞洲人的桌子或者全是美國人的桌子。你得給人們創(chuàng)造認(rèn)識(shí)新朋友的機(jī)會(huì)。”
土耳其的電子簽證
無論是在哪里開會(huì)，簽證問題都是每個(gè)參會(huì)者必須要面對(duì)的事。有一種看法認(rèn)為辦簽證是參會(huì)者自己的事，會(huì)議策劃人無需過問。
“當(dāng)我第一次接觸GENIVI會(huì)議的會(huì)員時(shí)，我們總是宣傳說‘如果你需要簽證函，請(qǐng)聯(lián)系我’。他們都提前知道自己需不需要辦簽證，這取決于他們。”Hanson說。
Hanson努力地想讓參會(huì)流程更簡單快捷，為每位GENIVI會(huì)員提交簽證信息，并針對(duì)那些辦簽證時(shí)間比較長的目的地，盡早為參會(huì)者公布會(huì)議日程和開放注冊(cè)登記。
“會(huì)議策劃人需要確保信息實(shí)時(shí)更新。”Harris說，“你的參會(huì)者可能來自簽證要求不斷變化的國家，而這些要求是隨著兩國關(guān)系的發(fā)展而變化的。”
當(dāng)?shù)氐哪康牡毓芾頇C(jī)構(gòu)（DMO）是很好的問詢地點(diǎn)，那里能幫助會(huì)議策劃人和參會(huì)者了解當(dāng)?shù)氐暮炞C政策，而在某些情況下也與當(dāng)?shù)爻鋈刖彻賳T有關(guān)。
當(dāng)然，會(huì)議行業(yè)中被抱怨最多的辦簽證難的國家就是美國了，但美國也不是惟一一個(gè)辦簽證費(fèi)勁的國家。Perotti說：“我們有一個(gè)會(huì)議計(jì)劃明年4月份在某個(gè)亞洲城市舉辦，離開時(shí)是六月。我辦簽證要填4大頁紙，費(fèi)用400多美元。確實(shí)貴了點(diǎn)，而且用了太長時(shí)間。但是我們?nèi)ヒ了固共紶栟k會(huì)，一切流程都在網(wǎng)上就可以完成，支付也在網(wǎng)上完成，到時(shí)候把電子簽證發(fā)到我的郵箱里，打印出來就完事了。”
過去兩年間，會(huì)議策劃人都知道，航空商旅越來越頻密，航線密度大的城市就那么幾個(gè)，機(jī)票價(jià)格就水漲船高。但如果我們要舉辦的是國際會(huì)議，參會(huì)者來自世界各地，不同時(shí)區(qū)，不同航線，情況就更加混亂。
“無論是新興市場(chǎng)還是傳統(tǒng)會(huì)議城市，這些目的地都必須關(guān)注幾個(gè)要點(diǎn)。”Harris說，“首先是航空運(yùn)力，我是說來回往復(fù)的空運(yùn)能力。確保你已經(jīng)做過了跨國企業(yè)的商旅分析，這個(gè)城市方便參會(huì)者飛過去開會(huì)，也方便貨運(yùn)。”
更困難的是服務(wù)跨國企業(yè)。Myhre說：“跨國企業(yè)的會(huì)議通常選擇航空樞紐城市，那里有大量班次的飛機(jī)可供選擇。”
為不同國家的參會(huì)者確立會(huì)議日程也十分重要。Harris說：“抵達(dá)目的地的參會(huì)者也許來自亞太地區(qū)，那是他們當(dāng)?shù)貢r(shí)間的凌晨兩點(diǎn)。也許他們一落地就想馬上去開會(huì)。這些都是挑戰(zhàn)。”
會(huì)議 電話：400-700-5261
會(huì)議場(chǎng)地預(yù)訂：http://changdi.ameeting.cn/
